Retainer oder Einzelprojekt im Pharma-Marketing: Welches Modell passt wann?
- Kim Peisser
- vor 6 Tagen
- 4 Min. Lesezeit
Was beide Modelle unterscheidet, für welchen Bedarf sie geeignet sind und wie ein Retainer Pharma-Marketingteams entlasten kann.
Zwei Werktage verloren, bevor die Arbeit startet
Der Grundpfeiler für unsere Retainer-Idee war ein Muster, das uns immer wieder begegnete. Kunden mit regelmäßigem Bedarf und engen Timelines schickten uns Anfragen wie: "Könntet ihr bitte ein Angebot für XY schicken? Das Timing ist wie immer asap – das Projekt sollte in den nächsten Tagen fertig sein."
Was dann folgte, war jedes Mal dasselbe: Briefing sichten, Rückfragen stellen, ein aufwendiges, individuelles Angebot ausarbeiten – allein das kostet schnell ein bis zwei Stunden.
Das Angebot geht zum Kunden, der steckt jedoch gerade in Meetings. Bis es gelesen, intern besprochen und freigegeben ist, vergeht ein halber Tag, oft mehr. Ergebnis: Bei einem dringenden Projekt gehen erst mal zwei Werktage verloren, bevor die eigentliche Arbeit beginnen kann.
Irgendwann stellten wir uns im Team die Frage: Wie viel wertvolle Zeit geht auf beiden Seiten verloren, noch bevor die eigentliche Arbeit überhaupt beginnen konnte? Natürlich braucht es Budgetsicherheit und Kostenklarheit. Doch es muss ein Modell geben, das für beide Seiten reibungslos und schneller funktioniert – vor allem in einem Markt, der oft so unter Druck steht wie Pharma- und Healthcare. So ist die Idee für den KREATE Pharma- & Healthcare-Retainer entstanden.
Was ein Retainer ist – und was er nicht ist
Ein Design-Retainer ist eine langfristige Zusammenarbeit mit einem festen monatlichen Leistungsrahmen – vereinfacht gesagt ein Agentur-Abo. Statt jedes Projekt einzeln anzufragen und zu beauftragen, steht monatlich ein klar definierter Leistungsrahmen zur Verfügung. Mit definierten Kapazitäten, direkten Kommunikationswegen und ohne den bürokratischen Overhead des klassischen Projektgeschäfts.
International ist dieses Modell in vielen Branchen längst etabliert. Im österreichischen Pharma-Marketing ist es bislang noch wenig verbreitet. Was das konkret bedeutet: Auf Kundenseite entfällt die Anfrage, das Warten auf ein Angebot und die Einkaufsfreigabe. Auf Agenturseite entfällt die Sichtung des Briefings für die Angebotslegung, das Schreiben des Kostenvoranschlags und das Warten auf Rückmeldung oder Klären von einzelnen Angebotspunkten. Stattdessen startet die Umsetzung direkt nach Anfrage – die gewonnene Zeit fließt in die eigentliche Arbeit. Gerade bei einer hohen Frequenz kleinerer und mittelgroßer Projekte ist die Zeitersparnis erheblich.
Ein Retainer ist dabei kein Stundenpaket, das minutengenau abgerechnet wird. Bezahlt wird nicht jede einzelne Arbeitsstunde, sondern der verlässlich verfügbare Zugang zu definierten Kapazitäten, kurzen Reaktionszeiten und einem eingearbeiteten Team. Der Leistungsrahmen wird über parallele Projekte, inkludierte Leistungs- und Projekttypen, Reaktionszeiten und Korrekturschleifen gesteuert.
Was der Retainer im Pharma-Alltag konkret verändert
Pharma-Marketingteams arbeiten unter strukturell hohem Druck: Freigabeprozesse, regulatorische Anforderungen und enge Timelines sind oft Alltag. Jede vermeidbare Abstimmungs- und Verwaltungsschleife kostet intern Zeit und verzögert den Projektstart auf Agenturseite.
Im Retainer-Modell können Routineprojekte, Adaptionen und kleinere Aufgaben direkt angefragt und gestartet werden. Einzelne Angebote und wiederkehrende Einkaufsfreigaben entfallen. Dadurch verkürzt sich die Zeit zwischen Anfrage und Umsetzung deutlich.
Ein fixer monatlicher Betrag erleichtert zugleich die interne Budgetplanung und ersetzt schwankende Einzelprojektkosten. Durch die kontinuierliche Zusammenarbeit kennt die Agentur zudem Marke, Prozesse, Ansprechpartner und Compliance-Anforderungen zunehmend besser. Briefings werden schneller verstanden, Rückfragen reduziert und Materialien konsistenter umgesetzt.
Gerade bei einer hohen Frequenz kleinerer und mittelgroßer Projekte entsteht so ein spürbarer Effizienzgewinn – sowohl für das Marketingteam als auch für die Agentur.
Wann Einzelprojekte trotzdem die richtige Wahl sind
Ein Retainer ist nicht für jeden Bedarf die richtige Lösung. Für Unternehmen, die nur selten oder unregelmäßig externe Agenturleistungen benötigen oder hauptsächlich inhouse arbeiten, rechnet sich das Modell nicht. Dasselbe gilt für große, klar abgegrenzte Einzelprojekte – etwa eine umfangreiche Kampagnenentwicklung. Hier ist das klassische Projektangebot nach wie vor das sinnvollere Format.
Der Retainer entfaltet seinen Wert dort, wo der Bedarf regelmäßig und wiederkehrend ist: Kleine bis mittelgroße Projekte, Adaptionen, laufende Materialien, Produktupdates, Kongressvorbereitungen über mehrere Wochen. Je höher die Frequenz, desto größer der Effizienzgewinn auf beiden Seiten.
Der KREATE Pharma & Healthcare Retainer: Was ihn konkret auszeichnet
Der KREATE Retainer wurde spezifisch für die Anforderungen von Pharma- und Healthcare-Marketingteams im DACH-Raum entwickelt. Er bietet drei Leistungsstrukturen – Essential, Core und Plus – die als Ausgangspunkt für ein individuelles Gespräch dienen, nicht als starres Korsett.
Keine Einzelangebote für laufende Aufgaben – Routineprojekte starten direkt nach Anfrage
Schnelle Reaktionszeiten von 24 Stunden an Werktagen – abhängig vom gewählten Leistungsrahmen
Planbare Kosten – ein fixer monatlicher Betrag statt schwankender Projektkosten
Konsistente Markenkommunikation – durch ein Team, das Marke, Sprache und Compliance-Anforderungen bereits kennt
Was ihn vom klassischen Agenturvertrag unterscheidet: Es geht nicht um gebuchte Stunden, sondern um eine strukturierte, langfristige Zusammenarbeit, die mit dem Bedarf des Kunden mitwächst und sich flexibel anpassen lässt.
Fazit
Das Retainer-Modell ist international keine Neuigkeit. Im österreichischen Pharma-Marketing ist es bisher noch kaum verbreitet. Dabei löst es ein Problem, das viele Marketingteams kennen: zu viel Zeit in Verwaltung, zu wenig in Umsetzung. Wer laufenden externen Umsetzungsbedarf hat, profitiert von einem Modell, das genau dafür gebaut ist – schnell, planbar und ohne Reibungsverluste.
Ob sich ein Retainer für Ihr Marketingteam rechnet, hängt vor allem von Projektfrequenz, Abstimmungsaufwand und internem Ressourcenbedarf ab. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir, ob ein laufendes Modell sinnvoll ist – oder ob einzelne Projektbeauftragungen besser zu Ihrem Bedarf passen.
